采购过程控制制度

1目的

对采购及外包过程进行控制，保证所采购及外包加工的产品满足生产及交付的需要。

2适用范围

适用于本公司生产材料的采购、产品的托外加工过程的控制及运输服务采购。

3权责

采购项目	申请部门	提出方式	采购部门	采购单据	验收部门
生产用物料	生管部	请购单	采购部	采购单 （采购合同）	IQC
产品托外加工	生管部	制令单	采购部	外协单	IQC
运输服务	业务部	电话／传真	业务部	传真件	业务部

4制度内容

4.1采购物料及加工服务的分类

A类：直接形成产品的原料及配件；

B类：对产品质量影响较大的包装材料；

C类：所有的产品外包加工；

D类：其他对产品的最终质量影响不大的辅料及非生产材料。

4.2采购/外包的申请

4.2.1仓务部根据订单展开生产需求分析，并核对物料库存后，对需外购的物料以及按计划性采购的物料或需托外加工的产品编制“请购单”。

4.2.2采购部主管负责对“请购单”进行审核，如需修改，则退回申请人重新编制。

4.2.3如涉及新物料种类的采购，由开发部进行物料编码。

4.3供方的选择

4.3.1采购部应对供方进行选择、评估，在合格供方中采购。

4.3.2有关供方的选择参见《供方管理程序》。

4.3.3如客户有要求采用其供方名单时，则应从该名单的供方采购有关材料、产品或服务，其它供方只有经客户批准并列入名单后方可选用。

4.3.4采用客户指定的供方不能免除本公司确保供方的产品、材料和服务质量的责任。

4.4物料价格选择

4.4.1采购员在采购物料时应货比三家，选择质优价廉的供方采购。

4.4.2采购部门应将所采购或托工物料的单价填写在采购单/外协单上，以便采购主管及财务主管审批。

4.5采购及托工的实施

4.5.1采购文件的编制

4.5.1.1采购部收到批准后的 “请购单”并经核实后，编制“采购单”或“外协单”，

并结合受订单相关要求准备相应的采购文件。

4.5.1.2“采购单”或“外协单”中应清楚填写产品的品号、品名（规格）、数量、单

价、交货时间、交货地点、交易条件等内容，采购单经采购主管、财务主管

批准生效。

4.5.1.3对于较大项目或海外的采购，应签订采购合同，“采购单”及采购合同经报关

部门确认后由财务部主管审核，送总经理核准并盖公司合同章后生效。

4.5.2采购必须与供方之间签订产品的采购/加工协议提供明确的采购信息，内容可包括：供货材料不合格的处理、产品的包装及防护要求、产品的标识及可追溯性、采购产品的验证需求和准则及其他双方应遵循的权利和责任等。

4.5.3提供给供方的图纸及技术资料等采购文件，需经开发部门主管批准。

4.5.4“采购单”或“外协单”经批准后发给供方，同时联络供方是否收到，并要求厂商确认后签章回传。

4.6供方交货能力的监督与管理

4.6.1“采购单”或“外协单”发出后，具体采购项目负责人填写“供方交货管理表”对供方的交付能力进行监督与管理，以确保100%按期交货。

4.6.2采购部必须在交货前不定期的确认供方产品的生产完成情况和交货准备情况。

4.6.3在监视过程中一旦发现供方无法按期交货时，应与供方商讨作出对策，同时，采购员将信息反馈生产部和相关部门。

4.6.4生产部和相关部门也应监督采购计划的执行情况，在交货前一周保持与采购部联

系，以便及时了解物料的交付情况。

4.6.5若在交货过程中产生任何的附加运费（包括组织及供方两者支付的费用），采购部应在“运费监控记录表”中记录。

4.6.6采购部必须每月对供方的交付状况进行统计分析。

4.6.7因供方不能按期交货，导致生产材料中断必须按照《紧急应变管理程序》执行。

4.7外包加工过程的控制

4.7.1当供方样件制作评估合格后，试生产前供方必须对本公司委托加工产品的制造过

程进行规划并形成相应的文件，制程规划输出的文件包括：加工工艺流程、控

制计划、相应的作业指导书等。

4.7.2供方必须对生产所需设备、工装设施进行策划，并根据以往的加工经验设定过程能力、生产率的目标。

4.7.3供方制程设计输出的文件必须根据本公司的要求提交品管部进行评审。

4.7.4供方正式试产前必须通知采购，由品管部安排人员对整个试产前的作业准备及试生产过程进行确认，确认结果记录于“外包过程确认记录表”。

4.7.5试产的数量由本公司确定，但至少为300件。

4.7.6试产过程及输出的产品确认合格后，方可由品管部主管批准量产并签订相应的采购协议

4.7.7量产过程中有任何影响已批准文件的变更，实施前供方必须主动通知本公司的采

购部门并将变更后的文件根据本公司的需要提交品管部批准。

4.7.8外包批量生产时，由品管部安排人员到供方现场对外包过程进行质量控制，包括首检、制程检验及成品检测，并将结果记录于“验货报告”。

4.8采购/外协单的修改与作废

4.8.1依仓务部提供的生产需求分析，采购或托工数量需增加时，由采购部对追加数量下发“采购单”或“外协单”，按4.5执行。

4.8.2当采购/托工产品的包装方式、技术要求、品质要求、交期、数量减少等需修改

时（包括内外部提出的变更请求），采购应立即确认供方生产的状况，并与生产

部及相关部门确认后，以“采购变更通知单”的形式提出并将变更后的资料及时传给相应供方。

4.8.3采购的数量减少时，由采购在系统中做“采购退回单”，对于数量减少的“采购

单”及“外协单”待供方交货到足够的数量后，在系统中进行手工结案。

4.8.4采购计划的交货日期延期超过10个工作日后，采购单/外协单将自行作废，同时采购员必须开立“采购退回单”对此单结案。采购单/外协单作废后，采购部负责通知供方，同时通知仓务部。

4.8.5如果作废的“采购单”或“外协单”中相关的生产物料还需采购或托工，由仓务部重新下发“请购单”，按4.2条款执行。

4.9采购及托工产品的验证

4.9.1采购/托工回厂的产品必须进行验证，以确保产品满足规定的采购及外包加工要求。

4.9.2当需要到货源处对采购或托工产品进行验证时，应在采购文件中规定验证的安排以及产品的放行方式。

4.9.3当合同有规定时，公司的客户或其代表有权在本公司或供方处对供方的产品是

否符合要求进行验证。但客户对供方产品的验证不能免除本公司向客户提供可

接收产品的责任，也不能排除其后客户的拒收。