打造精益办公室，应先从5个方面考虑

打造精益办公室，应先从5个方面考虑

长期以来，“精益思想”(lean thinking)一直局限于生产车间中。但是，在企业中，90％消除浪费的机会都存在于制造运营部门之外，也就是管理与办公过程之中，如订单输入、客户服务、产品设计、采购、收款与付款等，这些过程中的浪费不仅数量多，而且很难消除，原因很简单，就是这些浪费很难被发现。

优化组织机构。如果能适当将组织机构扁平化，尽量去除一切多余的环节与人员，就可使高层管理者与一线管理者的信息双向传递更加及时有效，快速回应市场动向，提高管理效率。其次，要打破部门之间各自为政、信息交流极度匮乏的现象，实行资源共享。跨部门人员的再学习，不失为一个有利举措，更易让大家换位思考，使每个机构组织之间，更加紧密配合。

强化办公室5S管理。办公空间安排的合理与否，通常也会影响工作效率。经常有业务接触的部门可以安排办公地点近距离，减少“搬运”浪费；对文件进行归档分类管理；减少工作中分散注意力的信息数量，如垃圾邮件和私人联络；清理“视觉污染“，如过期的文件、不用的信笺等等……如此种种，对办公室进行定期整理、整顿、清扫、清洁、提高员工素养，就可营造“亮丽”的工作环境，让人心情舒畅，更添工作信心。

消除日常浪费。其实，在办公室的行政流程里，往往有很多难以定义的浪费，没有生产区域那么显而易见，所以，我们更应从细节处着手，识别办公室浪费。我们要培养自我节俭的意识，减少电力、纸张等能源消耗，努力营造大家共同遵守的“随手”氛围，如纸张重复利用、离开xx分钟关掉电脑显示器、白天关闭走廊亮灯、洗手后随手关掉水龙头等，从每一个细节中发现浪费、消除浪费。同时要治理人浮于事的现象，上班时间随意聊天、干私活、出工不出力等。其次，还要适当授权，简化行政审批手续、减少等待时间。此外，办公室浪费还有一种很严重的浪费—会议。召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。以下摘自戴尔·卡耐基《人性的优点》中描述的会议管理方法：一、究竟出了什么问题？二、问题的起因是什么？三、这些问题可能有哪些解决办法？四、你建议用哪种办法？围绕此四个问题进行会议讨论,相信会收到意想不到的效果。

转变工作方法，提高效率。细数一天8小时中所做的工作，可以发现，有大部分是琐碎却是必要的。我们应学会合理安排、简化、并集中处理：将许多分开的工作步骤加以整合，变成单一任务，以减少工作的复杂度；相似的工作排在一起，集中在同一个时段来处理等。通常工作时数的多寡并不是与工作成果成正比，因此对于重点的，带高附加值的工作，我们应该投入最多的时间与心力。

提升客户服务质量。我们知道仅仅是以最好的态度、最强的责任心为客户考虑周到，实行“关怀服务”也已不能顺应时代要求，得到内外客户满意度的认可，本人认为更重要的是要提升个人的业务素质，勤练内功、不断学习，业务素质的提高，必将有利于从全局出发，为客户谋取更高的未来价值，也必将与客户形成更加坚实的事业伙伴关系。