行政精益管理——机关事业单位推行5S的七个误区

【伍略原创 转载请注明出处】

有很多刚开始实施5S的机关单位认为：5S无非就是整天扫地、整理物品以及将物品进行定位。在这种想法的作用下，他们认为5S就是为了在机关单位有客户进行参观，或者有重要的各级官员来视察的时候，给外界留下一个良好的形象，让别人觉得本机关单位已经脱离了“山寨式”的管理。总的来说，当前很多机关单位对5S活动的认识还存在不少的误区，这些误区可归纳为如下几点：

误区一：5S就是大扫除

很多机关单位的机关工作人员，包括领导都认为5S仅仅是一种大扫除，只是为了改善机关单位形象所开展的活动。实际上，5S活动不仅能够使工作现场保持清洁，更重要的是通过持续不断的改善活动，使工作现场的5S水平达到一定的高度，促使机关工作人员养成良好的工作习惯，提高机关工作人员的个人素养。因此，5S活动与大扫除的根本区别在于：5S是持续的活动，大扫除是临时性活动，二者过程不同，目标也不同。

 

误区二：5S只是清洁工的事情

很多工作人员认为：5S活动就是搞大清洁，而目前大多数机关的清洁都由清洁工来完成，所以理所当然5S就是清洁工的事情，这种观念是错误的，5S真正的目的是培养机关人员发现浪费、以及消除浪费的能力，所以说虽然扔到垃圾桶内的垃圾由清洁工来处理无可厚非，而对自身业务的整理整顿、有效发现并消除业务工作中的浪费，就需要我们每一位机关工作人员来完成了。

 

误区三：搞好5S机关单位就不会有任何问题

很多机关单位在推行5S活动的时候总希望5S活动能够“包治百病”，解决机关单位内部所有的问题。但是实际上，5S只是机关单位修炼的一个基本功，它产生的效果范围仅包括生产现场的整洁以及机关工作人员素养的提高。一个机关单位要想获得盈利，除了开展5S活动之外，还需要注意在战略管理、营销策略等方面下功夫。因此，期待5S是包治百病的灵丹妙药是不切实际的。

 

误区四：5S活动只花钱不赚钱

机关单位存在的根本目的就是为了最大程度地追求效率的提升和提高服务质量。很多机关单位的领导者没有远见，认为开展5S活动需要较多的投入，因此他们认为5S活动的推广是赔本生意，因而不愿意实施。一般来说，5S活动的开展初期需要投入较多的资金，并且很难在短期内形成收益。但是，只要机关单位能够持续开展这项活动，5S将为机关单位带来长远的发展效益。因此，机关单位的领导者应该把目光放远一些，要坚持实施5S活动。

 

误区五：由于太忙而没有时间推行5S

机关单位各科室的状况一般都是比较复杂的，经常会出现很多预想不到的问题。除了要从事正常的生产工作之外，经常还会处理一些突发事件、同时还需要花费相当多的精力用于解决工作现场中出现的各种问题。因此，很多机关工作人员认为目前的工作已经非常繁重，实施5S活动增加了机关工作人员的工作负担。实际上，5S的实施正是为了提前发现问题、解决问题，防止突发事件的发生。实施5S之后，工作人员的工作反而会变得轻松。

 

误区六：5S活动是形式主义

有人认为整理、整顿、清扫、清洁和素养等5S活动过于注重形式，缺少实质性的内容，因而对5S活动的实施效果始终持怀疑的态度。一般说来，5S活动的实施确实需要一些形式，例如标准、宣传、培训等，但是5S活动的目的是为了使机关工作人员通过不断的重复，养成良好的工作习惯。因此，认为5S活动是形式主义的观点是不正确的。

 

误区七：开展5S活动主要靠机关工作人员的自发行为

很多机关单位将5S活动推行失败的原因归结为机关工作人员不愿意参与。准确地说，5S活动的实施，并不是靠机关工作人员的自发行为，而是靠带有强制性的执行标准，机关工作人员在5S活动的实施过程中必须按照5S的要求来行事。因此，5S活动的实施虽然强调机关工作人员的全体参与，但依然应该由机关单位的高层由上而下地加以推动和监督。