教你5招做好自己的时间管理

教你5招做好自己的时间管理

时间管理既是一门科学，也是一门艺术。时间管理的重要性至少等同于战略、创新等这些更为管理学界重视的议题；对于个人来说，时间管理等同于对自我的人生规划管理，鉴于个人时间管理的重要性，笔者提出以下5点对策，希望每个人都能够管理好自己的时间。

1 明确的目标

   时间管理可以使一个人行动的成功率提高，所以如果我们想行动成功，就应该做好时间管理；而在时间管理中，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理，包括个人和家庭目标，职业生涯和财务目标，个人发展和专业发展目标。设定的目标要具体，并且是可衡量的，可实现的，切合实际的。还要设定实现目标的时间表。由于时间管理是一个每天都要进行的活动，复杂的工具只会让人们在短暂的使用之后放弃。瓶颈管理的提出者高德拉特对所有复杂的解决方案都心存怀疑，认为复杂的解决方法是行不通的，只有直达问题核心，也就是目标明确，聚焦于关键问题，把低价值活动与高价值活动区分开来，在保证必须完成的工作同时，把时间资本投人到高价值活动中，这样才能使时间管理更有效率。正如我们在每天的工作中所感受到的，有效的时间管理是我们最缺少的东西之一，缺少它的原因不是因为缺乏时间管理工具，而是我们没有真正重视它。我们需要做的是，重视时间管理。

2 时间管理要“开源”靠“挤”与“赚”

时间资源需要开发，当然这种开发只是有限开发。开发的方式一是尽量利用零碎时间，诸如等车、坐车的时间看书，睡觉前的空闲时间读读报，散步时与友人讨论一些问题。二是充分利用现代化、社会化节省时间，如购买家用电器代替家务劳动，通过社会化服务取代需要自己动手的一些工作，用金钱购买时间，将自己的时间用于创造更大价值的工作。三是简化工作程序。根据崔西定律，任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。简化工作是成功的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。四是保持健康的体魄，保持身心平衡与适度。尽快恢复体力，要学会放轻松，要休假、旅游和运动，定期健康检查，吃清淡的食物，适当服用一些保健品，减少寻医问药看病的时间，间接增加工作和创造价值的时间。

3 时间管理要“节流”，记录时间是怎样花掉的

管理大师彼得·德鲁克曾经描述他所做的研究：他请管理者将自己怎样使用时间的情况写下来，又请人记录这些管理者是如何使用时间的。一个公司董事长很确定地告诉研究者，根据他的感觉，他的时间分三个部分，分别用在公司高级管理人员、重要客户、地区社会活动上。记录时间是怎么花掉的，是时间管理的开始，但它绝不是一次性的任务，在整个时间管理过程中，人们需要不断地重新记录，以便了解最新的时间使用情况。“节流”时间，就要列出一张“时间收支表”，将每天的时间开销记录下来，对于那些发展专长、高价值的活动可以多花费一些时间，对于那些无益身心的低价值活动及会腐蚀我们精力与精神的活动尽量不要花费时间。通过及时评估时间的使用情况，找出时间使用效率不高的症结，去除浪费时间资源的不必要环节，提高时间效率，实现每天24小时时间资源的“收支平衡”。

4 提高时间使用效率

“时间管理”的3个关键问题是：什么事必须做；如何看待他人；如何统筹规划出整块时间。现代人几乎惊人地一致认为“太忙”，每个人都身处一个异常忙碌的社会，不管是管理者，还是所谓知识工作者或专业人士。实际上，“忙”有三种，一种是忙碌但尚未学会管理时间，这些人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯；另一种是忙碌但已经学会应对与取舍；第三种则是假装出来的忙碌。瓶颈管理理论认为，改善绩效的最佳方法不是改进每个环节、每个步骤，而是改进“瓶颈”，因为系统的整体绩效取决于瓶颈。对于管理者和专业人士来说，最大的约束就是时间。更重要的是，过分忙碌的管理者和专业人士可能陷人精疲力竭的状态，可能忙得没有时间思考，可能失去工作与生活的平衡，最终可能导致失去他们，使他们离开或变得”无能”。

在一般情况下，时间管理被认为是个人问题，并且总是被归人到励志的范畴，认为主要是精神因素在起作用。在传统的组织视线中，没有时间管理，没有人去发展时间管理技能。这一趋势更使得组织放弃自己在时间管理上的职责。什么事是必须做的，这是时间管理的第一个关键问题。时间管理的错误做法基本上都可以归结为，把时间花在那些不是必须做的事情之上。对组织来说，最重要的是要知道什么是重要的、必须做的任务，也就是说，什么是用来衡量他们绩效的标准。对个人来说，重要的事先做(First Thing First )。德鲁克以他96年的丰富经历非常肯定地认为，他还没有碰到过哪位经理人可以同时处理两个以上的任务，并且仍然保持高效。始终做重要的事可以避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱。要设定优先次序，可将事情区分为五类：A＝必须做的事情；B＝应该做的事情；C＝量力而为的事情；D＝可以委托别人去做的事情；E＝应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。也可以将事情分为紧急的与不紧急的、重要的与不重要的，以“轻一重”、“缓一急”两个维度把面临的事情分成四个象限：重要且紧急；重要不紧急，不重要紧急；不重要不紧急，先做那些“紧急且重要的”，然后再去做那些“紧急但不重要的事”。

时间管理的第二个关键问题是如何看待他人。许多时间管理方法教管理者学会授权，让别人去分担事情。实际上，在时间管理中，许多人倾向于把别人当成自己提高效率多做事的资源一或者障碍、干扰者。不管怎样，应该更关注与别人一起工作带来的其他东西，譬如新知识、关系等。

如何在繁忙的时间表中统筹规划出整块的时间，是时间管理的第三个关键问题。对于管理者和专业人士来说，他们常常需要整块整块的时间去完成重要任务，譬如思考重要决策或写一份报告。这些任务通常正是”为组织做出的贡献”。在进行这些任务的过程中间不能被打断，因为每次被打断，都需要很长的时间才能重新进入深度思考与完全工作状态。

5 消除时间杀手

所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如电话干扰，接电话后习惯聊天；开会；不速之客；拖延的习惯，犹豫不决；过度承诺；个人组织能力不佳；缺乏目标；缺乏优先等级；缺乏完成期限；授权能力不佳；权力或责任界定不清；缺乏所需资源等都是时间杀手。若要消除时间杀手，就一定要厘清工作重点，把工作重点拟出来，然后做出抉择。

    克服拖延的习惯是消除时间杀手的重要内容，而要做到这一点，就要有良好的组织，由重要的事情开始着手工作，建立一个报酬时间表，培养紧急的意识，以快节奏工作，一旦开始，不要停止，订出一段特定的时间工作，从最糟的事情开始，不要找借口，设定截止期限。

    消除时间杀手还要学会授权与沟通。工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上，在职业生活中您是否成功，84%决定于您如何有效地与别人沟通。您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什么，要使自己成为解决方法导向的人，要将可能交办出去的工作授权出来，要教导您的部属，如何做您所交办的工作，向外界争取资源协助您。

    忘掉过去，注重未来，专注于把握当前的机会，构建时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。时间管理是一生的技巧，把自己能够支配的时间资源管理好，这是成功的关键。